5 typische Fehler bei der Rechnungserstellung

Nichts ist so ärgerlich wie Fehler in einer Rechnung. Der Kunde ist unzufrieden und beschwert sich, Sie selbst haben erneuten Buchhaltungsaufwand bei der Erstellung der korrigierten Rechnung und das alles kostet auch noch Zeit und Nerven. Vermeiden Sie daher typische Fehler bei der Rechnungserstellung.

Pflichtangaben unvollständig

Damit Ihre Rechnung vom Finanzamt anerkannt wird, werden bestimmte Pflichtangaben verlangt. Für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen und Selbständige sind folgende Pflichtangaben notwendig:

  • vollständiger Name und Adresse des Rechnungsstellers
  • vollständiger Name und Adresse des Kunden, der die Rechnung erhält
  • Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
  • Liefertermin (Zeitraum der erbrachten Leistung)
  • Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte/erbrachten Leistungen
  • Nettobeträge und entsprechende Steuersätze
  • Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) des Rechnungsstellers
  • ggf. vereinbarter Rabatt, Skonto (meistens in Prozent)

Bei Kleinbetragsrechnungen (bis zu 150 €) ist die Angabe des Namen und der Adresse des Rechnungsstellers, das Rechnungsdatum, die Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte/Leistungen, der Bruttobetrag und der darin enthaltene Steuersatz ausreichend.

Hinweis: Elektronische Rechnungen müssen die gleichen Pflichtangaben enthalten wie Papierrechnungen.

onBill prüft die notwendigen Pflichtangaben direkt bei der Rechnungserstellung. Durch die Kundenverwaltung in onBill können mögliche Tippfehler im Namen oder der Adresse ausgeschlossen werden.

Verspätete Rechnungsstellung

Rechnungen schreiben ist meist lästig und zeitaufwändig und daher gerät man mit der Buchhaltung schnell in Verzug. Wenn ein Kunde die Rechnungssumme dann nicht sofort bezahlt und zusätzliche Erinnerungen und ggf. Mahnungen notwendig sind, verzögert sich der Zahlungsprozess immer mehr. Die Verjährung beginnt nicht erst ab dem Rechnungsdatum, sondern ab dem Zeitpunkt, zu dem die Leistung erbracht wurde. Achten Sie daher unbedingt darauf, Rechnungen direkt zu erstellen, wenn die jeweilige Leistung erbracht wurde. In einigen Fällen, z. B. bei großen Projekten, können sogenannte Vorausrechnungen gestellt werden. Hierbei handelt es sich um Rechnungen, die vor der Erbringung einer bestimmten Leistung gestellt werden. Der Kunde zahlt, je nach Vereinbarung, einen bestimmten Prozentsatz des Gesamtbetrags oder den gesamten Betrag im voraus. Vorausrechnungen sollten einen entsprechenden Hinweis auf den in der Zukunft liegenden Zeitpunkt der Leistung beinhalten.

Erstellen Sie Ihre Rechnungen pünktlich und flexibel, unabhängig davon, wo Sie sich gerade befinden. Mit der onBill-Rechnungssoftware können Sie Rechnungen ganz einfach per Tablet oder Smartphone erstellen. Außerdem können Sie mit onBill das Erstellen von wiederkehrenden Rechnungen automatisieren und vermeiden somit doppelten Buchhaltungsaufwand.

Rechnungsnummer doppelt vergeben

Das Finanzamt fordert, dass Rechnungsnummern einem fortlaufenden System folgen. Dabei ist es Ihnen überlassen, ob Sie Buchstaben, Zahlen oder eine Kombination aus beidem verwenden. Beispiel: R0000000123

Mit onBill erstellen Sie rechtskonforme und revisionssichere Rechnungen mit allen nötigen Angaben wie Datum, Leistungszeitraum sowie der fortlaufenden Rechnungsnummer. Diese Daten werden automatisch vom System integriert oder können vom Nutzer individuell angepasst werden. Nach welchem System Ihre Rechnungsnummern vergeben werden sollen, können Sie in den onBill-Einstellungen frei definieren.

Umsatzsteuer fehlerhaft

Wenn die Umsatzsteuer in Ihrer Rechnung fehlerhaft ist, kann das Finanzamt die Vorsteuer unter Umständen einbehalten bzw. nachträglich zurück verlangen.

onBill bietet Nurtzern der Online Rechnungssoftware Optionen für unterschiedliche Steuersätze, die entweder pro Kunde oder Rechnung zugewiesen werden können:

  • nicht steuerbar (Drittland, EU mit/ohne UStID-Nr.)
  • innergemeinschaftliche Lieferung und Ausfuhrlieferung
  • Steuerschuldwechsel §13b (Inland)
  • sonstige Steuerbefreiung

Kleinunternehmerregelung

Jede Rechnung eines Kleinunternehmers muss einen Hinweis auf §19 Absatz 1 Umsatzsteuergesetz enthalten.

Die Kleinunternehmerregelung kann für Einzelunternehmen in den onBill-Einstellungen jederzeit aktiviert bzw. deaktiviert werden. Ist die Funktion aktiviert, werden sämtliche Rechnungsdokumente ohne Umsatzsteuer erstellt. Zusätzlich wird eine Kennzeichnung zur Nichtberechnung der Umsatzsteuer gem. § 19 Umsatzsteuergesetz auf allen Dokumenten angefügt. Wenn Ihr Unternehmen die Umsatzgrenze von 17.500 € innerhalb eines Kalenderjahres überschreitet und somit die Regelbesteuerung beginnt, erhalten Sie von onBill eine Erinnerung und können die Funktion einfach wieder deaktivieren.

Ein letzter Hinweis

Wenn eine Rechnung korrigiert und erneut versendet wird, muss die alte Rechnung storniert werden. Andernfalls schuldet der Rechnungsersteller die Umsatzsteuer zweimal dem Finanzamt.