Hilfreiche Tipps beim Zahlungsausfall

Als Selbständiger, Freelancer oder kleiner Unternehmer kann man einiges tun, um einem Zahlungsausfall vorzubeugen. Trotzdem kann es jederzeit passieren, dass Kunden Rechnungen nicht bezahlen. Was tun bei Zahlungsausfall? Wie soll man sich verhalten, wenn offene Rechnungen nicht beglichen werden und das Geld nicht eintrifft? Wie kann man gegen notorische Nichtzahler oder „ewige Vertröster“ vorgehen, die den Ausgleich der Rechnung immer wieder in Aussicht stellen, ohne tatsächlich zu bezahlen?

Insbesondere bei Selbständigen und kleinen Unternehmen können ausbleibende Zahlungen schnell die Existenz bedrohen. Für den Unternehmer ist es dabei völlig unerheblich, ob der Kunde nicht zahlen will oder tatsächlich nicht bezahlen kann. Bei Zahlungsausfall gilt es, besonnen zu handeln und konsequent zu reagieren.

In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Schritte jetzt die richtigen sind und wie Sie doch noch an Ihr Geld kommen können. Schließlich zeigen wir Ihnen was Sie tun können, um einen kurzfristigen Zahlungsausfall zu überbrücken und Ihre Liquidität zu erhalten.

Mahnwesen stringent umsetzen

Obwohl ein funktionierendes Mahnwesen bei jedem Unternehmen zum Standard gehören sollte, ist dies in der Praxis nicht immer der Fall. Spätestens jedoch, wenn sich abzeichnet, dass ein Kunde säumig ist und Rechnungen nicht fristgemäß bezahlt, heißt es: das eigene Mahnwesen stringent umsetzen.

Unter stringentem Mahnwesen versteht man ein strukturiertes, mehrstufiges Mahnwesen mit festen Fristen und klaren Zuständigkeiten. Dies beginnt bereits mit der Rechnungsstellung. Hier sollte unbedingt vermerkt sein, bis zu welchem Tag die Zahlung fällig ist. Die eindeutige Festlegung von Zahlungsfristen und -zeitpunkten ist schließlich eine wesentliche Voraussetzung für ein effektives Mahnwesen. Ist der Termin der Fälligkeit überschritten oder die Rechnung länger als 30 Tage beim Kunden, sollten Sie ihn schnell kontaktieren, um die Zahlung anzumahnen. Vielleicht wurde die Rechnung ja übersehen oder vergessen und wird nach einer Zahlungserinnerung schnell bezahlt.

Eine Zahlungserinnerung ist aber nicht zwingend erforderlich, denn diese hat keine gerichtliche Relevanz. Kommt der Kunde seiner Zahlungsverpflichtung nicht nach, sollte eine Mahnung zugestellt werden. Diese muss deutlich als solche erkennbar sein. Mit einer Mahnung wird der Zahlungsverzug quasi offiziell. Im Mahnschreiben wird eine neue Zahlungsfrist festgelegt, bis zu der der Rechnungsbetrag zu begleichen ist. Setzen Sie bei der Mahnung Fristen möglichst zeitnah und lassen Sie sich nicht auf Vertröstungen ein.

Mit jeder Mahnung können Sie Mahngebühren, Mahnpauschale und Verzugszinsen geltend zu machen. Die Höhe der Mahngebühren orientiert sich in der Regel am Aufwand für Porto und Verwaltung, während die Mahnpauschale lt. EU-Zahlungsverzugsrichtlinie bis zu 40 Euro betragen darf. Verzugszinsen richten sich nach dem aktuellen Basiszinssatz und dürfen max. 9% über dem aktuell gültigen Basiszins liegen.

Inkassoverfahren zeitnah einleiten

Erweist sich der Kunde weiterhin als zahlungsunwillig, sollten Sie nicht zögern und wirklich Ernst machen. Sollten Sie ein mehrstufiges Mahnwesen betreiben, lassen Sie zeitnah – natürlich gebührenpflichtig – Mahnstufe 2 und 3 folgen. Geht keine Zahlung ein, scheuen Sie sich nicht, das gerichtliche Mahnverfahren oder besser noch ein Inkassoverfahren gegen den säumigen Zahler einzuleiten.

Hier lohnt sich die Zusammenarbeit mit einem seriösen Inkassodienstleister. Dies hat mehrere Vorteile. Zum einen können Sie sicher sein, dass alle Schritte des Forderungsmanagements rechtskonform, korrekt und professionell durchgeführt werden. Zum anderen haben Sie die Möglichkeit, sich weiter um Ihre eigentliche unternehmerische Tätigkeit zu kümmern. Kosten entstehen dabei in der Regel nicht, da die Inkassokosten beim säumigen Kunden als Verzugsschaden geltend gemacht werden können.

Anzahlungen einfordern, falls möglich

In der Praxis kann es durchaus passieren, dass Kunden nur kurzfristig nicht zahlungsfähig sind. Insbesondere, wenn es sich um langjährige Kundenbeziehungen handelt und der Kunde seine Rechnungen bisher stets zuverlässig beglichen hat, macht es Sinn, sich auf eine Ratenzahlung zu einigen. Allerdings sollten Sie als Unternehmer nicht versäumen, eine möglichst hohe Anzahlung einzufordern und feste Raten zu festen Terminen schriftlich zu vereinbaren. Versäumen Sie nicht, bei derlei Absprachen einen Zeugen heranzuziehen.

Tipp: Gerade bei größeren Aufträgen mit entsprechendem Materialeinsatz ist es ratsam, bereits bei Auftragserteilung eine Anzahlung vom Kunden zu vereinbaren. Sollte es hier nämlich zum Zahlungsausfall kommen, ist zumindest ein großer Teil des Einsatzes abgedeckt.

Finanzielle Absicherung schaffen

Als Unternehmer, egal ob Freelancer, Gründer oder Betreiber eines KMU, sollten Sie regelmäßig Rücklagen bilden. So können Sie sich eine finanzielle Absicherung schaffen für einen eventuellen Zahlungsausfall. Auf diesen finanziellen Puffer können Sie zurückgreifen, wenn einmal Rechnungen verspätet oder auch nicht bezahlt werden.

Um über Rücklagen eine finanzielle Absicherung beim Zahlungsausfall zu schaffen, stehen verschiedene Optionen zur Verfügung. So bieten verschiedene Kontolösungen für Selbstständige die Option, monatlich einen festen Betrag oder prozentualen Anteil vom Gewinn als Rücklage festzulegen. Damit sind Sie bei Zahlungsausfall zumindest für eine gewisse Zeit abgesichert und weiterhin liquide.

Kredit zur Überbrückung nutzen

Natürlich kann es immer wieder passieren, dass Kunden Rechnungen nicht oder erst nach mehrfachen Mahnungen bezahlen. Gerade Selbstständige mit nur wenigen Auftraggebern und ohne finanzielle Absicherung stehen dann schnell vor dem Problem, selbst nicht mehr liquide zu sein. Was kann man in dieser Situation tun, um Liquiditätslücken oder Zahlungsausfälle zu überbrücken? Vor allem, wie kann man bei einem Zahlungsausfall schnell an Geld kommen, um den eigenen Geschäftsbetrieb nicht zu gefährden und Liquiditätsengpässe zu überbrücken?

Hier hilft ein Kurzzeitkredit. Anders als ein Bankkredit mit festen Raten und mehrjähriger Laufzeit sind Kurzzeitkredite Online Kredite mit besonders kurzer Laufzeit und überschaubaren Kreditbeträgen. Sollte es tatsächlich einmal zum Zahlungsausfall kommen, jedoch in naher Zukunft weitere Zahlungseingänge erwartet, kann ein Kurzzeitkredit die optimale Überbrückung sein. Gerade Selbstständige haben es oft schwer, längerfristige Finanzierungen von Kreditinstituten zu bekommen. Noch schwieriger wird es, wenn es um einen Kredit zur Überbrückung von Zahlungsausfällen geht. Kurzzeitkredite hingegen müssen in der Regel innerhalb von 30 bis 90 Tagen zurückgezahlt werden. Daher gelten andere Bonitätskriterien, weshalb ein Kurzzeitkredit meist schnell und unkompliziert online beantragt und innerhalb kurzer Zeit bewilligt werden kann. Mit der Express-Option können Sie sogar innerhalb weniger Stunden über die Kreditsumme verfügen.

Spätestens mit der Zahlung des offenen Rechnungsbetrages durch den Kunden, nach erfolgreichem Inkassoverfahren oder dem Eingang der nächsten Zahlung können Sie den Kreditbetrag zurückzahlen.

Fazit: Es gibt vielfältige Möglichkeiten, Zahlungsausfällen vorzubeugen. Ist der Ernstfall jedoch einmal eingetreten, sollten Sie in jedem Fall Ruhe bewahren. Gehen Sie strukturiert und konsequent vor, um die offenen Rechnungsbeträge einzufordern und nutzen Sie die verfügbaren Werkzeuge und Services, um die eigene Liquidität aufrecht zu erhalten.