Tipps für ein effektives Forderungsmanagement

Zu jeder Geschäftsbeziehung gehört es, in Rechnung gestellte Leistungen – seien es Waren oder Dienstleistungen – fristgerecht zu begleichen. Doch nicht immer läuft dies reibungslos ab. Rechnungen werden nicht pünktlich oder gar nicht bezahlt, sodass die ausstehende Zahlung angemahnt oder im äußersten Fall über einen Inkasso-Dienstleister eingefordert werden muss. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihr Forderungsmanagement in jedem Schritt einer Transaktion optimieren können.

Angebot bzw. Bestellung

Korrekt erstellte Rechnungen legen den Grundstein für eine zuverlässige Buchhaltung und etwaige spätere Forderungen. Fehlerhafte Rechnungen berechtigen den Empfänger zum Widerspruch und können die Zahlung bzw. den Verlauf einer Mahnung verzögern und erheblichen zusätzlichen Aufwand bedeuten.

Datenqualität sicherstellen

Entsprechend wichtig ist es, bereits bei der Annahme eines Angebots bzw. der Bestellung darauf zu achten, dass die Angaben des Kunden vollständig und richtig sind. Gerade im digitalen Business gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Qualität der vom Geschäftspartner zur Verfügung gestellten Daten sicherzustellen. In Online-Formularen können diese aus Pflichtfeldern und automatischer Adressvalidierung sowie verschiedenen Identifizierungsstufen beim Anlegen von Online-Konten bzw. beim Anmelden bestehen.

Ausfallrisiko durch Bonitätsüberprüfung minimieren

Eine weitere Möglichkeit, sich bereits zu diesem Zeitpunkt vor eventuellen zukünftigen Forderungsausfällen zu schützen, besteht darin, die Bonität des Kunden zu prüfen bzw. mit Hilfe externer Dienstleister checken zu lassen.

Kunden mit schwacher bis ungenügender Bonität müssen nicht grundsätzlich abgelehnt werden. Das Ausfallrisiko kann über die Zahlart minimiert werden, indem solche Kunden ihre Bestellungen beispielsweise nur mit Vorkasse oder PayPal zahlen können.

Lieferung

Die Erfüllung des Vertragsgegenstandes, also zum Beispiel die Lieferung bestellter Ware oder die Erbringung einer Dienstleistung, muss fristgerecht erfolgen und sollte protokolliert werden. Protokolle und andere Belege, die in jedem Fall rechtlich anerkannt sein müssen, dienen später als Nachweis und Grundlage des Forderungsmanagements.

Nach vertragsgemäßen Retouren wird selbstverständlich der Rechnungssaldo angepasst.

Rechnungsstellung

Korrekte Rechnungen erleichtern das Forderungsmanagement

Was eine Rechnung enthalten muss, regelt § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz. Neben Namen und Anschrift des leistenden Unternehmers und Leistungsempfängers, Details zur erbrachten Leistung sowie steuerrelevanten und anderen Pflichtangaben ist es wichtig, das Zahlungsziel klar zu definieren.

Weitere relevante Angaben lassen sich ebenfalls mit wenig Aufwand einfügen. Kleinunternehmer können mit nur einem Klick mit Hilfe der Kleinunternehmer-Funktion von onBill den gesetzlich vorgeschriebenen Text in ihre Rechnungen einbinden.

Die Rechnung sollte der Warensendung beigefügt oder, besser noch, unabhängig davon dem Empfänger separat per E-Mail oder Post spätestens zum Zeitpunkt des Warenversandes geschickt werden. Bei Retouren oder Reklamationen wird die Rechnung angepasst und erneut versandt, sodass der Kunde stets über den aktuellen Saldo informiert ist.

Mahnung

Bleibt nach Ablauf des Zahlungsziels die Zahlung aus, wird diese angemahnt. Gemäß § 286 BGB bedarf es keiner Zahlungserinnerung; in Verzug kommt man durch Mahnung. Im Rahmen einer professionellen Geschäftsbeziehung gebietet es jedoch die Höflichkeit, den säumigen Kunden zunächst freundlich und bestimmt auf die ausstehende Rechnung hinzuweisen. Ein gut organisiertes Forderungsmanagement kann hier bis zu zwei solcher Erinnerungen ab Eintritt des Verzugs vorsehen. Dabei sollte auf die Angabe von relativen Fristen wie „zahlbar innerhalb der nächsten zehn Tage“ verzichtet werden. Besser ist es, konkrete Termine für die Zahlung zu nennen.

Bei einer Rechnung mit einem Zahlungsziel von 14 Tagen sähe die Mahnkette bei ausbleibendem Zahlungsausgleich folgendermaßen aus:

  • Tag 15 ab Rechnungsdatum: freundliche Zahlungserinnerung versenden mit einer Zahlungsfrist zehn Tagen. Keine Mahngebühren.
  • Tag 26 ab Rechnungsdatum: bestimmte Zahlungsaufforderung bzw. Mahnung versenden mit einer Zahlungsfrist von weiteren sieben Tagen. Die Mahnung enthält darüber hinaus den Hinweis auf Mahngebühren (z. B. 5,00 EUR) sowie die Ankündigung der Abgabe zum Inkasso bei fortgesetzter Nichtzahlung.
  • Tag 34 (optional: + zwei Tage Frist, um Zahlungsüberschneidungen abzuwarten) ab Rechnungsdatum: Abgabe zum Inkasso.

Inkasso-Dienstleister beauftragen

Sollte trotz korrekter Mahnung kein Zahlungseingang erfolgen, kann man einen Inkasso-Dienstleister wie adebio hinzuziehen, um die ausstehende Zahlung zu erwirken. adebio als Inkasso-Partner von onBill unterstützt onBill-Kunden über das in die Online-Rechnungssoftware integrierte 1-Klick-Forderungsmanagement dabei, ihren offenen Forderungen nachzugehen.

Forderungen können entweder abgetreten oder verkauft werden, oder das Inkasso-Unternehmen wird mittels einer Vollmacht befähigt, die Zahlung der Rechnung einzufordern. Beispiele und Vorlagen für rechtlich gültige Kaufverträge findet man online.

Der Inkasso-Dienstleister sollte fristgerecht entsprechend der Ankündigung im letzten Mahnschreiben hinzugezogen werden. Mit der Forderung gibt der Gläubiger auch alle weiteren Aktivitäten in diesem Zusammenhang ab, d. h., dass nun der Inkasso-Partner auch die Kommunikation mit dem Schuldner übernimmt. Meldet sich dieser nach der Inkasso-Abgabe beim Gläubiger, sollten nun keine Absprachen und Zugeständnisse mehr getroffen werden. Stattdessen wird der Schuldner an das Inkasso-Unternehmen verwiesen. Damit wird verhindert, dass Gläubiger und Inkasso-Dienstleister gegeneinander ausgespielt werden und das außergerichtliche Inkasso dadurch gegenstandslos wird.

onBill als stetig erweiterte Online-Rechnungssoftware kann Sie über den gesamten Ablauf einer geschäftlichen Transaktion begleiten – von der korrekten Rechnung bis zum Inkasso-Verfahren im Rahmen Ihres Forderungsmanagements.