Rechnung richtig stellen: Was für Rechnungsarten gibt es?

Für die Erstellung einer Rechnung gelten besondere Anforderungen, denn Rechnungen sind steuerrechtlich relevante Unterlagen. Fehlen Angaben oder schleichen sich Fehler ein, kann das unangenehme Folgen haben. Hier ein Überblick der Rechnungsarten, damit die Rechnungserstellung fehlerfrei gelingt.

Welche Rechnungsarten gibt es?

Rechnung ist nicht gleich Rechnung. Unterschieden werden folgende Rechnungsarten:

Eingangsrechnung

Als Eingangsrechnung wird eine Rechnung bezeichnet, die bei einem Unternehmen eingeht, beispielsweise von einem beauftragten Lieferanten oder Dienstleister. Das Unternehmen muss diese Zahlungsanforderung begleichen, um seinen Verbindlichkeiten nachzukommen. Folglich handelt es sich um das Gegenteil einer Ausgangsrechnung.

Wichtig: Eingangsrechnungen müssen zehn Jahre lang archiviert werden (in einer Art und Weise, dass sie so lange auch lesbar sind – besonders wichtig bei Thermopapier.)

Tipp: Jede erhaltene Eingangsrechnung sollte sorgfältig geprüft werden. Sind alle Pflichtangaben vorhanden? Stimmt die Eingangsrechnung mit dem Lieferschein überein? Sind alle Beträge korrekt berechnet?

Fehler und fehlende Angaben bergen das Potenzial für Konflikte mit dem Finanzamt und können gegebenenfalls zu einer Erhöhung der Steuerlast führen!

Ausgangsrechnung

Eine Ausgangsrechnung wird von einem Freiberufler, Selbstständigen oder Unternehmen erstellt, um Forderungen an seine Kunden zu stellen. In einigen Fällen kann sie bereits vor der (vollständigen) Erbringung der Leistung beziehungsweise Lieferung der Ware ausgestellt werden und fordert dann zur Vorauszahlung an (Vorkasse). Ausgangsrechnungen werden in der Bilanz als Debitoren oder Forderungen erfasst und sind Bestandteil der Buchhaltung (Erfassung im Rechnungsausgangsjournal).

Da die Ausgangsrechnung als Grundlage für das Mahnwesen gilt, muss sie besondere Anforderungen erfüllen. Fehlen vorgeschriebene Angaben, ist die Rechnung nicht rechtskräftig. In jede Ausgangsrechnung gehören folgende Angaben (vgl. § 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5 UStG):

  1. Name und Adresse des Rechnungsstellers (Unternehmen)
  2. Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Kunde)
  3. Rechnungsnummer (fortlaufend und einmalig vergeben)
  4. Rechnungsdatum
  5. Gelieferte Leistung oder Ware (Bezeichnung der Leistung oder Ware, Stückzahl, Stückpreis)
  6. Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
  7. Rechnungsbetrag (aufgeschlüsselt in Brutto, Netto, Mehrwert- oder Umsatzsteuer und Entgelt)
  8. Boni, Rabatte oder Skonto (Regelungen zum Preisnachlass bei sofortiger Zahlung)
  9. Zahlungsfrist
  10. Umsatzsteueridentifikationsnummer (Ust-IdNr. oder Steuernummer)
  11. Bankverbindung des Rechnungsstellers

Neben den gesetzlichen Pflichtangaben können weitere Angaben auf einer Ausgangsrechnung vermerkt werden. Dazu zählt etwa die Kundennummer. Grundsätzlich ist es für Freiberufler, Selbstständige und Unternehmen besser mehr als zu wenige Angaben auf der Ausgangsrechnung zu machen. Wichtig: Ausgangsrechnungen müssen zehn Jahre lang – in lesbarer Form – aufbewahrt werden.

Gutschrift

Die Gutschrift ist eine besondere Form der Rechnung (siehe § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG). Sie weist einen positiven Betrag aus und muss mit dem Begriff „Gutschrift“ auf der Abrechnung gekennzeichnet sein. Gutschriften finden häufig dann Anwendung, wenn mehrere Akteure an einer Auftragserfüllung beteiligt sind. Als Beispiel: Ein Auftraggeber vergibt einen Auftrag an eine Agentur. Diese Agentur beauftragt einen Subunternehmer für die (teilweise) Erfüllung des Auftrags. Anschließend stellt die Agentur dem Subunternehmer eine Gutschrift für die geleistete Arbeit aus und schickt dem Auftraggeber eine Forderung in Form einer Ausgangsrechnung.

Im steuerrechtlichen Sinne ist mit dem Begriff eine Rechnung gemeint, die nicht vom Leistungserbringer, sondern vom Leistungsempfänger erstellt wird. Umgangssprachlich wird der Begriff benutzt, wenn eine Zahlung eingeht, ohne dass dafür vorher eine Forderung erfolgt ist. Dabei ist ein wichtiger Unterschied zu beachten: Ausgleichszahlungen, Boni, Erstattungen und ähnliche landläufig als Gutschrift bezeichneten Vorgänge, die im Rahmen des Buchungsvorganges als Negativbeträge verbucht werden, sind im steuerrechtlichen Sinn keine Gutschrift.

Barverkauf

Beim Barverkauf werden Leistung und Gegenleistung unverzüglich erfüllt, denn die Lieferung einer Ware erfolgt direkt gegen Barzahlung. Die Erstellung einer Rechnung ergeht dabei in der Regel nicht. Häufiger wird stattdessen ein simpler Kassenbeleg (Kassenbon) ausgestellt. Dieser erfüllt in vielen Fällen nicht die Voraussetzungen einer buchhalterischen Rechnung. Kassenbons mit minimalen Angaben müssen daher um eine sogenannte Quittung ergänzt werden.

Erfüllt ein Kassenbeleg alle Anforderungen einer Rechnung, wie es etwa bei großen und gut strukturierten Einzelhändlern häufig vorkommt, kann er als Buchungsbeleg genutzt werden.

Abschlagsrechnung

Die Abschlagsrechnung kann eine Eingangs- oder Ausgangsrechnung sein und wird dann erstellt, wenn eine schrittweise Auftragserfüllung vereinbart wurde. Das ist insbesondere bei großen oder zeitlich langfristigen Projekten der Fall. Anders ausgedrückt, handelt es sich um eine Teilrechnung. Wird ein vereinbarter Teil der Leistung erbracht, erfolgt die Abschlagsrechnung. Bei mehreren Abschlagsrechnungen müssen diese als 1. Abschlagsrechnung, 2. Abschlagsrechnung usw. gekennzeichnet sein.

Jede Abschlagsrechnung muss den Projektnamen, den Gesamtbetrag für die Leistung, den aktuellen Abschlagsbetrag sowie – sofern zutreffend – bereits beglichene Abschlagszahlungen enthalten.

Nach kompletter Auftragserfüllung (also wenn das Projekt fertiggestellt ist), muss eine Schlussrechnung erfolgen. Sie muss als Schlussrechnung gekennzeichnet sein und den Gesamtrechnungsbetrag für das Projekt sowie alle bereits bezahlten Abschläge auflisten.

Proformarechnung

Bei einer Proformarechnung handelt es sich nicht um eine Forderung. Folglich ist damit keine Zahlungsanforderung verbunden. Die Proformarechnung wird beispielsweise Warensendungen beigelegt, um den Wert der gelieferten Ware darzulegen. Eine Proformarechnung dient dann steuerlichen Zwecken.

Stornorechnung

Die Stornorechnung ist ein Extrafall. Sie kommt dann zum Einsatz, wenn sich bei der Rechnungserstellung ein Fehler eingeschlichen hat, der berichtigt werden muss. Die Stornorechnung wird der fehlerhaften Rechnung hinterhergeschickt und muss eine eigene Rechnungsnummer tragen sowie über den exakt gleichen Betrag wie die Originalrechnung – allerdings als Minusbetrag – ausgestellt sein. Als Beispiel:

  • Originalrechnung (fehlerhaft): 149,99 Euro
  • Stornorechnung: -149,99 Euro

Die fehlerhafte Rechnung wird mit der Stornorechnung neutralisiert. Im nächsten Schritt wird eine neue, korrekte Rechnung erstellen, die wiederum eine eigene Rechnungsnummer bekommt. Das Ergebnis sind drei separate Rechnungen, die auch Außenstehenden erlauben, den Vorgang nachzuvollziehen. Das ist beispielsweise für die Steuererklärung beziehungsweise Steuerprüfung des Finanzamtes relevant. Daher müssen alle drei Rechnungen archiviert werden.

Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung für Unternehmer und bei nebenberuflicher Selbstständigkeit?

Ganz grundsätzlich betrachtet, führen Unternehmen ein Gewerbe. Freiberufler und nebenberuflich Selbstständige führen häufig kein Gewerbe (im Zweifelsfall fachlichen Rat einholen, entweder beim Berufs- oder Branchenverband, Rechtsanwalt oder Steuerberater, falls die eigene Tätigkeit nicht eindeutig freiberuflich oder gewerblich ist). Daraus ergeben sich Steuerunterschiede, so zahlen Freiberufler etwa keine Gewerbesteuer. Bei der Umsatzsteuer gibt es hingegen keinen generellen Unterschied zwischen Freiberuflern und Gewerbetreibenden. Daher unterscheidet sich die Rechnungsstellung auch nicht grundlegend. Es gilt: Mehr Angaben auf der Rechnung sind immer besser als zu wenig Angaben. Zur Orientierung können die Pflichtangaben für Rechnungen gemäß § 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5 UStG herangezogen werden.

Fazit: Rechnung müssen bestimmte Anforderungen erfüllen, damit sie als Beleg vom Finanzamt anerkannt werden. Es lohnt sich daher, sich mit den unterschiedlichen Rechnungsarten und ihren Anforderungen vertraut zu machen.

Quellen:

https://www.vexcash.com/blog/nebenberuflich-selbststaendig-machen/

https://lstn.niedersachsen.de/steuer/steuermerkblaetter_und_broschueren/ausstellen-von-rechnungen-is-der–14-14a-ustg-und-vorsteuerabzug-67823.html

https://www.buzer.de/14_UStG.htm